Как организовать переезд офиса

Любой офис – это море документов, в том числе и конфиденциальных, оргтехники и габаритной мебельных комплектов. Поэтому организация переезда в новое помещение — дело очень непростое. Разумнее всего обратиться за помощью к мувинговой компании, которая выполнит офисный переезд недорого, быстро и без лишних разговоров. Однако бывают ситуации, когда приходится справляться собственными силами.

Советы по организации переезда офиса

Первый вопрос, который встает перед сотрудниками организации — кто будет заниматься организацией перевозки вещей, техники и документов на новое место. Для этого назначается ответственный работник, полномочия и обязанности которого подтверждаются Приказом.

На начальном этапе сотрудник составляет план настоящего помещения с указанием точного количества техники и мебели. Затем план сопоставляется со схемой будущего офиса. Принимается во внимание не только квадратура, но и форма комнат (чтобы понять, как и где лучше расположить мебель), количество окон, дверей, розеток. Это делается, чтобы заранее сформировать партии мебели и техники к отправке с пометкой что и куда заносить.

Большинство вещей перевозят в гофрокартонных коробах, на которые наносится маркировка, отражающая содержимое. Это либо четырехклапанные ящики, фиксируемые скотчем, либо архивные короба с откидной крышкой, в которых можно впоследствии хранить документацию. Заказать тару выгоднее всего у производителя, предварительно подсчитав количество и размер гофроящиков.

Плюс ко всему, в деле переезда не обойтись и без воздушно-пузырьковой пленки, клейкой ленты и рулонного целлофана. С помощью этих материалов запаковывают мебель, светильники, оборудование, которое затем помещают в короба и помечают маркировкой «Хрупкое».

Выбор транспорта – важный момент, особенно, когда речь идет о длительной транспортировке. Здесь большую роль играет экономическая составляющая — что выгоднее, пара небольших машин или одна объемная, или лучше арендовать один компактный фургон на весь день, чтобы сделать несколько ходок.

Для погрузки/выгрузки мебели и оргтехники нужны грузчики. Но желательно пригласить не просто грузчиков, а профессионалов, способных разобрать мебель, отключить оборудование и на новом месте вернуть все в прежнее состояние. Особенно это касается офисной мебели, которая в разобранном виде представляет собой кучу досок разного размера. Поэтому каждый предмет (шкаф, стол, стеллаж и т. д.) должен комплектоваться отдельно.  

Документы, особенно те, что хранят конфиденциальную информацию, в общей массе не транспортируют. Лучше накануне переезда вообще сдать важные бумаги на хранение в банковскую ячейку вместе с бухгалтерской отчетностью. Остальную документацию распределяют по коробкам, строго структурируя — отдел, период, тип документа.

Перед тем как поместить бумаги в короб, их оборачивают черновиками и скрепляют при помощи бечевки. В каждую коробку кладут опись документации, по которой сверяются на месте. Короб заклеивают скотчем.